كيف يمكن للهيئات والمؤسسات الحكومية تسهيل مهمة صحفيي البيانات؟

1 min read

فيما يلي عددًا من النصائح والإرشادات التي تساعد الشركات والهيئات الحكومية والباحثين والهيئات الأخرى التي تنشر البيانات الصحفية – التي تحتوي بداخلها على بيانات رقمية -، على إنتاج شكل بيان صحفي يسهل على الصحفيين استخدامه.

البيان في صيغة PDF

لأسباب عديدة يعلمها من حاول استخراج بيانات من ملف PDF، فإن إرسال البيانات الصحفية في هذه الصيغة ليس أفضل خيار، إذ إن نسخ البيانات من ملف PDF من أجل تنفيذ مخططات وتصميمات معتمدة على البيانات لن يعطي نتيجة جيدة لأن هذه العملية تكون مصحوبة دائمًا بفوضى عند النسخ.

في بعض الأحيان، يمكنك تنظيف البيانات المنسوخة عن طريق استخدام صيغ محددة، أو في أسوأ الحالات: يدويًّا. توجد خيارات أسرع وهي استخدام أدوات مثل: tabula وpdftable، التي تستخدم تحديدًا لاستخراج البيانات من PDF، إلا أن هذه الأدوات لا تعطي دائمًا النتيجة المرجوة، وعليه فمن الأفضل إرسال البيانات في ملف نصي أو ملف إكسل منفصل مرفق مع البيان.

نشر نظيف للبيانات

مما سبق، يمكننا أن نقول إن القاعدة الأولى هي إرسال البيانات في ملف نصي أو جدول بيانات بالتوازي مع البيان الصحفي، أو إذا كان حجم الملف كبيرًا ففي هذه الحالة يمكن ارفاق رابط يصل إلى الموقع الإلكتروني ويحمل البيانات المراد إرسالها.

أرفق كافة البيانات مع البيان، وليس فقط البيانات التي تجدها مشوقة، إذ أنك ستفاجئ بالملاحظات التي يخرج بها الآخرون من البيانات التي ترسلها وبالكيفية التي يستخدمونها في التصميمات. كذلك، أرفق البيانات الأولية، حتى إذا كنت أجريت عليها حسابات مثلما هو الحال فيما يتعلق بالنسب المئوية.

أرسل خلفية عن البيانات المرسلة؛ الكيفية التي تم جمع الأرقام بها وحسابها، كيف تتشابه الأرقام أو تختلف عن مجموعات بيانات أخرى، بالإضافة إلى معلومات عن الشخص المسؤول عن البيانات.

 

الوصايا العشر

لا تدمج الخلايا، إذ من الممكن أن يعتقد الأشخاص الذين يستخدمون البيانات التي أرسلتها أن كل خلية تنتمي إلى صف واحد وعمود واحد، ولا تدمج البيانات وما وراءها في نفس الملف.

ينبغي أن يحتوي الصف الأول من ملف البيانات على عناوين الأعمدة.

ولا ينبغي أن يكون أي من عناوين هذه الأعمدة مكررًا أو فارغًا.

وينبغي أن يشير العمود بوضوح إلى أي وحدة تنتمي البيانات المستخدمة في عمود ما، حتى يكون المعنى واضحًا.

بالنسبة إلى الصفوف الباقية، فينبغي أن تحتوي على بيانات بمعدل معلومة واحدة لكل صف، ما يعني أنها لا ينبغي أن تضم إحصاءات كلية، مثل الإجمالي أو المتوسط. إذا كان الأمر مهمًا، يمكنك وضع الإحصاءات الكلية في ملف منفصل.

ينبغي أن تكون الأرقام في الخلايا أرقامًا، لا تضع علامة الفاصلة بينهم أو نجومًا بعدهم أو أي شيء آخر.

وإذا كنت بحاجة إلى إضافة شروح لبعض الصفوف فيمكنك استخدام عمود منفصل

استخدم أدوات تعريف معيارية، على سبيل المثال استخدام أكواد البلاد بدلًا من أسمائها، ولا تستخدم اللون فقط أو نماذج أخرى متعلقة بالأسلوب لتشفير المعلومات، إذا كنت تريد تلوين الخلايا وفقًا لقيمهم.

استخدم التنسيق المشروط، واترك الخلايا فارغة إذا كانت بعض القيم غير متاحة.

إذا أرسلت مع بيانات جداول pivot، تأكد من أن تكون البيانات المتضمنة متاحة بشكل منفصل أيضًا، وإذا كنت تريد عرض بيانات على نحو  صديق للقراء. افعل ذلك من خلال إنشاء ملف آخر في نفس دفتر العمل وإحالة الخلايا الملائمة إلى ملف البيانات الخاص بالمخطط.