أساسيات جداول البيانات

جداول البيانات مهمة لصحفيي البيانات وغيرهم ممن يريد التعامل مع جداول الأرقام وإجراء عمليات حسابية وإحصائية عليها بشكل سريع وقابل للمشاركة، في هذا المقال نوضح أساسيات استخدام جداول البيانات للمبتدئين.

يفضل استخدام جداول بيانات جوجل بدلا من Microsoft Excel نظراً لتوفره على الإنترنت ويمكن تشغيله في المتصفح بدون تثبيت كما يتميز بالاستقلالية على أنظمة تشغيل المستخدم. بالطبع البرامج المفتوحة المصدر هي الأخرى ينصح باستخدامها.

لكي نرى كيف يمكن لعدة مستخدمين التعاون في ملء ملف واحد في نفس الوقت من خلال دعوة المستخدمين في الحصول على اذن الدخول الي الملف بإستخدام زر السهم الأزرق في أعلى الزاوية اليمنى من الشاشة. تأكد من دخول رسائل البريد الإلكتروني للمشاركين ومنحهم “can edit”  اذن الدخول  إلى الملف.

ثم يتم دعوة الحضور وإدخال أسمائهم وأعمارهم. ومن ثم سوف تبدأ في رؤية مؤشرات مختلفة بألوان مختلفة لكل مستخدم منهم تساعدهم على عدم الكتابة فوق بيانات بعضهم البعض.

بعد ملء الاستمارة يمكننا أيضا التحقق من تاريخ مراجعة الأوراق. وبمعنى آخر يمكنك التحقق من التعديلات التي قام بها كل المشاركين. بعد النقر على خانة قائمة  “See revision history” ستظهر لوحة جديدة على الجانب الأيمن من الصفحة حيث يتم سرد كافة التعديلات جنبا إلى جنب مع البيانات الخاصة بهم والوقت. و للعودة إلى الإصدار السابق من المستند يمكنك النقر ببساطة على السطر المطابق له في لوحة مراجعة المحفوظات ثم انقر على الرابط “restore this revision”  والذي يظهر بعد ذلك.

الخصائص الأساسية لجداول البيانات

قد يسأل المستخدم الجديد لجداول البيانات عن الفرق بين جداول البيانات والجداول العادية في ملف MS Word أو مستند Google.

.لنفترض أننا نريد معرفة أعمار الحضور بالأيام  بدلاً من السنوات

في حالة استخدام ملف MS Word عادي تحتاج إلى استخدام آلة حاسبة لضرب عمر كل من الحضور في 365. ولكن جداول البيانات يجعل من الأسهل بالنسبة لك الاستمرار في المهمة نفسها كما هو موضح في الشكل أعلاه حيث يتم استخدام صيغة /معادلة لحساب أعمار الحضور بالأيام. 

وتتكون جداول البيانات من صف وأعمدة وتسمى التقاطعات بينهما بالخلايا. الصفوف تستخدم الأرقام لتحديد هوياتهم في حين تستخدم الأعمدة أحرف لتحديدهم. ويتم تحديد الخلية بالحرف في العمود الخاص متبوعاً بالرقم في الصف الخاص بها. على سبيل المثال وفاء تبلغ  23 عاما وهو ما تم تسجيله في الخلية B2 أي في العمود B والصف 2. عمر كريم في الخلية B3، وهكذا دواليك. وبالتالي لحساب عمر وفاء بالأيام  نحتاج فقط لكتابة الصيغة التالية “= B2 * 365”. لاحظ علامة يساوي = وهي أمر إلزامي يوضح جدول البيانات انه معادلة رياضية.

والآن إذا قمنا بالنقر على المربع الازرق الصغير في الجزء السفلي من خلية العمر لوفاء في أيام وسحبها للأسفل سيتم نسخ الصيغة في الخلية إلى الحضور الآخرين. وبذلك نحصل على أعمار الحضور بالأيام تلقائياً بنقرة واحدة فقط.

تتميز جداول البيانات بالفاعلية ولذلك عندما يتم نسخ الصيغة أعلاه “= B2 * 365″، إلى خلية في الصف 3 فإن جداول البيانات تقوم بنقل المعادلة تلقائياً في B2 إلى B3. يوضح الشكل أدناه كيف يتم نسخ الصيغ بين الخلايا في نفس الصف وفي الأعمدة المختلفة. لاحظ كيف يتم تثبيت الحرف A بينما تزيد الأرقام علي جانب واحد.

وبالمثل وعلى سبيل المثال إذا قررت سحب المربع الأزرق إلى اليمين بدلاً من الأسفل في جدول البيانات ستلاحظ أننا ما زلنا في نفس الصف ولكن في عمود مختلف لذلك يجب أن تتغير المعادلة تلقائياً في  B2 لتصبح C2.

إذا لم تكن ترغب في التغيير التلقائي لخلية الهوية ID  فنحتاج الي وضع علامات الدولار $ أمام خلية الهوية  ID. وللتأكد من أن قيمة الصفوف ثابتة بغض النظر عن مكان نسخ المعادلة فنحتاج إلى وضع علامة الدولار قبل جزء الحرف من خلية الهوية  ID وتثبيت الجزء الاولي /الخام /المجرد من المعادلة ونحن في حاجة إلى وضع علامة الدولار قبله يمكننا وضع علامتين أحدهما قبل الحرف والآخر قبل جزء رقم خلية الهوية ID للتأكد من  عدم تغير كلا من الصف والعمود.

لنفترض أننا وضعنا عدد أيام السنة في الخلية C13 والآن إذا وضعنا المعادلة  “= B2 * C13” في الخلية بالنسبة لعمر وفاء في أيام فسوف تعمل المعادلة بفاعلية ولكن إذا قمنا بسحب هذه الخلية إلى صف واحد فستصبح المعادلة في سن كريم “= B2 * C14”. كل شيء جيد الي الان  مع الجزء B2 من المعادلة ولكننا نحتاج إلى تثبيت الجزء C13 منه بدلاُ من نقله إلى C14 وهكذا كما هو موضح بالشكل أدناه ويتم استخدم علامتي دولار واحدة قبل C والأخرى قبل 13 ليصبح $ C $ 13 بدلاً من C13 والآن إذا قمنا بسحب هذه المعادلة إلى كريم سوف تصبح “= B3 * $ C $ 13”. لاحظ كيف تغير الجزء الأول من المعادلة بينما الجزء الثاني ثابت.

في الواقع ان استخدام علامة واحدة للدولار لتثبيت جزء الصف من المعادلة أي. “= B3 * C $ 13″، يعمل بفاعلية  لأننا نقوم بسحب المعادلة فقط لأسفل أي نسخها إلى خلايا أخري في نفس العمود ولكن الي صفوف مختلفة.

التنسيق والتصنيف الشرطي

خذ نتائج الاستفتاء الذي تم في مصر في عام ٢٠١١ كمثال نتائج إستفتاء ٢٠١١ في مصر والذي تم تنسيق النتائج وتسجيلها في جدول البيانات التالية:

 أنقر هنا لجدول البيانات 

في ورقة العمل الأولى “الأصوات”، لنفترض أننا نريد معرفة إن كان من صوتوا بنعم هم الأغلبية في جميع المحافظات أم لا؟

هناك طريقة واحدة للقيام بذلك وهي التحقق من قيمة كل صف وما إذا كانت القيمة في العمود F هي “Yes %” تزيد علي  50٪ أم لا. ولكن الاسهل هو تلوين تلك الخلايا مع القيم الاكثر من 50٪ بلون مختلف ؟ حيث أنه من الأسهل دائما التحقق من الأشياء بصريا بدلاً من قراءة محتويات كل خلية وإجراء الحسابات في أذهاننا. 

التنسيق الشرطي هو وسيلة لتغيير لون بعض الخلايا استناداً إلى قيمها. نحتاج أولاً لتحديد الصف الذي يحتوي علي “Yes %” من خلال النقر على الحرف “F” على رأس هذا الصف.

ثم يجب علينا اختيار التنسيق الشرطي “Conditional formatting” من قائمة “تنسيق” .“Format”

ثم نحتاج إلى وضع الشروط التي نحتاجها وقد قمنا هنا باختيار الخلايا مع القيم أكبر من 50٪

بعد ذلك علينا النقر على صندوق تأشير  “خلفية” Background”  واختيار لون خلفية جديدة للخلايا التي تناسب الشروط التي وضعناها على سبيل المثال خلفية حمراء كما  يمكنك أيضا تغيير لون النص في الخلية.

لتحديد شروط متعددة على سبيل المثال يمكنك ان تحدد النسبة بين 50٪ و 60٪ بلون وبين 60٪ و 70٪ بلون آخر وهكذا…

إلى جانب التنسيق الشرطي يمكنك أيضا استخدام تقنية تصنيف الصفوف في ترتيب تصاعدي أو تنازلي بناء علي محتوى الأعمدة. كما يمكنك أيضا تصنيف الجدول الخاص بك بحيث يعرض صفوف بقيم معينة، للقيام بذلك اخترFilter من ​​قائمة Data وسوف ترى الأسهم الزرقاء الجديدة في رأس كل عمود بمجرد القيام بذلك.

لنفترض أننا نريد فرز وتصنيف الجدول الذي لدينا من قبل بالعدد الكلي للأصوات في كل محافظة.  للقيام بذلك انقر على السهم في العمود B حدد ما إذا كنت تريد فرز البيانات الخاصة بك في ترتيب تصاعدي ““Sort A-Z” ام في ترتيب تنازلي“Sort Z-A”.